메일 머지(Mail Merge)는 한글(HWP)과 엑셀(Excel) 데이터를 활용해 여러 문서를 자동으로 생성하는 데 매우 유용한 기능입니다. 이 기능을 통해 개별 문서를 일일이 작성하지 않아도 대량의 문서를 간편하게 작성할 수 있습니다. 아래는 메일 머지를 이용해 한글 문서를 대량으로 만드는 단계별 가이드입니다.
1. 데이터 준비하기
먼저, 메일 머지를 위한 데이터 파일을 준비합니다. 주로 엑셀 파일을 사용하는데, 필요한 정보(예: 이름, 주소 등)를 각 열에 입력하고 첫 번째 행에는 필드명을 지정해야 합니다. 파일 형식은 "Excel 97-2003 통합 문서"(.xls)로 저장하는 것이 한글과 호환성이 높습니다.
2. 한글 파일에서 메일 머지 설정
한글 파일을 열고, [도구] > [메일 머지] > [메일 머지 표시 달기]를 선택하여 머지 필드를 설정합니다. 예를 들어, 이름이나 주소 등 데이터가 삽입될 위치에 필드를 생성하고, 해당 위치에 맞는 필드명을 입력하여 표시합니다. 이렇게 설정된 필드는 각 데이터가 삽입될 위치를 한글 문서에 표시하는 역할을 합니다.
3. 엑셀 파일과 연결하기
다음 단계로, [도구] > [메일 머지] > [메일 머지 만들기]를 클릭하여 엑셀 파일과 한글 문서를 연결합니다. 이때 ‘자료 종류’를 엑셀로 선택하고, 출력 방향을 파일로 설정하면 완성된 문서를 개별 파일로 저장할 수 있습니다. 각 필드에 맞는 데이터를 엑셀에서 자동으로 불러와 문서에 삽입됩니다.
4. 미리보기 및 문서 생성
연결이 완료되면 미리보기 기능으로 문서가 제대로 생성되었는지 확인합니다. 한글에서는 개별 문서를 ‘각 기록을 별도 문서로’ 생성할 수도 있고, 하나의 문서에 모든 데이터를 통합할 수도 있습니다. 최종적으로 [모두 병합]을 선택하여 문서를 출력하거나 저장합니다.
한글 메일머지 사용법! 대량메일 발송 일괄출력 간편하게 하기 : 네이버 블로그
한글 메일머지 사용법! 대량메일 발송 일괄출력 간편하게 하기
안녕하세요! 나셀프입니다. 오늘은 사회인이 알아두면 좋을 한글의 기능에 대해 설명드리려고 하는데요. 수...
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활용 예시
이 방법은 개인 편지, 수료증, 명함, 보고서 등 다양한 반복 문서를 만들 때 특히 유용하며, 사용자에게 맞춤형 문서를 대량으로 제공해야 할 때 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
메일 머지를 통해 한글 문서의 반복 작업을 자동화하여 효율성을 높여보세요.